Dokumentáció›Modulok›Dokumentumok és aláírás

Dokumentumok és aláírás

🕘 2 perc olvasás

Szerződés feltöltése, ügyfélhez kötése, lejárat-figyelés, és a kétoldalú elektronikus aláírás.

A Dokumentumok modul a szerződéseké és az ajánlatoké: ügyfélhez kötve tárolja őket, figyeli a lejáratot, és el is tudja intézni a kétoldalú elektronikus aláírást.

Számolj kb. 10 perccel az első dokumentum feltöltésével.

A Dokumentumok modul minta-adatokkal

ℹ️A képen minta-adat van

A dokumentum-nevek és az ügyfelek kitaláltak.

Mi lesz a végeredmény #

Egy szerződés a tárban, ügyfélhez kötve, lejárati dátummal — és ha kérted, aláírásra kiküldve a másik félnek.

Mire lesz szükséged #

  • A dokumentum PDF vagy Word (.docx) formátumban
  • Ha aláíratni is akarod: a másik fél e-mail-címe

1. lépés — Töltsd fel #

Bal menü → Dokumentumok → Új dokumentum feltöltése.

Amit érdemes kitölteni:

  • Típus — szerződés, ajánlat, megrendelés. Ez alapján lehet később szűrni.
  • Megnevezés — beszédes név: „Keretszerződés — Példa Kft.", ne „szerzodes_v3_final.pdf"
  • Ügyfél / személy — kösd a CRM-ben lévő ügyfélhez. Innentől az ügyfél adatlapjáról is elérhető.
  • Érvényesség kezdete és vége

2. lépés — Állítsd be a lejárat-figyelést #

A Riasztás mezőben add meg, hány nappal a lejárat előtt szóljon a rendszer. Alapból 30 nap.

✅Határozatlan idejű szerződésnél is adj meg dátumot

Ha nincs lejárat, írj be egy felülvizsgálati dátumot (pl. egy évre előre). Így egyszer évente a kezedbe kerül, ahelyett hogy örökre elfelejtődne.

3. lépés — Ha aláíratni is akarod #

Feltöltés helyett Kész dokumentum aláírásra.

  1. Töltsd fel a kész PDF-et vagy Word-fájlt
  2. Add meg a másik fél e-mail-címét
  3. Jelöld ki a felületen, hova kerüljön az aláírás — mindkét fél számára külön helyre
  4. Mentés és küldés aláírásra

A másik fél e-mailben kap egy linket, azon keresztül ír alá. Amikor mindkét aláírás megvan, a kész dokumentum visszakerül a tárba.

⚠️Az aláírás helyét pontosan jelöld ki

Az aláírás oda kerül, ahová kijelölted. Ha elforgatott oldalra vagy rossz helyre esne, a rendszer inkább kihagyja, mint hogy rossz helyre írjon — ilyenkor a dokumentum aláírás nélkül jön vissza.

4. lépés — Kövesd a státuszt #

A listában látod, hol tart: Aláírásra küldve → aláírt. Ha nem történik semmi, a linket újra ki tudod küldeni.

Mi jön ezután #

  • Sablon-stúdió — hogy ne kelljen minden szerződést kézzel összeállítani
  • CRM — az ügyfél adatlapján innentől ott vannak a dokumentumai