Adatkezelési tájékoztató
Ez a tájékoztató bemutatja, hogyan kezeli a PolyOS (üzemeltető: polymAInd Kft., a továbbiakban „mi") a felhasználók és ügyfeleik személyes adatait a szolgáltatás nyújtása során.
1. Az adatkezelő
polymAInd Kft. (székhely: 2013 Pomáz, Nyár utca 46/A 1. ajtó; adószám: 32793363-2-13; cégjegyzékszám: 13 09 239925) · e-mail: hello@polymaind.hu. A cég részletes adatai az Impresszumban találhatók.
2. Milyen adatokat kezelünk és miért
| Adatkör | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Fiókadatok (név, e-mail, cégnév, jelszó-hash) | Regisztráció, belépés, a szolgáltatás nyújtása | Szerződés teljesítése (GDPR 6(1)b) | A fiók törléséig |
| Számlázási adatok | Előfizetés kezelése, számlázás | Jogi kötelezettség (6(1)c) | 8 év (számv. tv.) |
| Ügyféladatok a modulokban (CRM, feladatok, számlák stb.) | A felhasználó tárolja és kezeli — mi feldolgozóként őrizzük | Adatfeldolgozói megbízás | A felhasználó rendelkezése szerint |
| Használati és technikai naplók | Biztonság, hibaelhárítás, visszaélés-megelőzés | Jogos érdek (6(1)f) | Legfeljebb 12 hónap |
| AI-használat (token/kredit mérés) | Elszámolás, csalásmegelőzés | Szerződés / jogos érdek | 24 hónap |
3. Az adatok tárolása és a feldolgozók
Az adatokat az EU-ban és megbízható szolgáltatóknál tároljuk, tenant-szintű izolációval (Row Level Security). Igénybe vett adatfeldolgozók:
Az igénybe vett al-adatfeldolgozók (naprakész lista). A „csak bekapcsolt esetben" jelölés azt jelenti, hogy a szolgáltató kizárólag akkor kap adatot, ha az adott funkciót/integrációt aktiválod:
| Al-adatfeldolgozó | Funkció | Hely |
|---|---|---|
| Supabase | Adatbázis és hitelesítés | EU |
| Vercel | Alkalmazás-hosting | EU / USA |
| Anthropic | AI-szövegfunkciók (asszisztens, chatbot, tartalomjavaslatok) — a beküldött szöveg feldolgozása; a modellt nem tanítjuk a te adataidon | USA |
| OpenAI | Beszéd-funkciók: hangfelismerés (beszéd→szöveg), beszédszintézis (szöveg→beszéd), és a valós idejű hangbeszélgetés. A hangbeszélgetésnél a böngésző rövid életű token birtokában közvetlenül az OpenAI-hoz kapcsolódik, tehát a mikrofon hangja oda kerül. Csak akkor, ha hangfunkciót használsz | USA |
| Resend | Kimenő e-mailek küldése (rendszer-értesítés, visszaigazolás, hibajegy, lead-értesítés, auto-válasz), ha nincs saját küldő-szolgáltatód bekötve | EU / USA |
| Microsoft Azure | Beszédszintézis tartalék-szolgáltatóként (csak hangfunkció esetén, ha az elsődleges nem elérhető) | EU / USA |
| Google / Google Cloud (Gemini is) | Naptár- és Gmail-szinkron (csak bekapcsolt esetben); beszéd-funkciók tartalék-szolgáltatója (Cloud TTS, Gemini) hangfunkció esetén; betűtípusok kiszolgálása | USA |
| Stripe | Fizetés-feldolgozás | EU / USA |
| Számlázz.hu | Számlázás (csak bekapcsolt esetben) | EU |
| Mailchimp / Klaviyo | Hírlevél (csak bekapcsolt esetben) | USA |
| Meta (Facebook / Instagram) | Hirdetés- és oldal-integráció, lead-űrlapok (csak bekapcsolt esetben) | USA |
| Canva | Kreatív-import (csak bekapcsolt esetben) | USA |
| GoHighLevel · MiniCRM · ShopRenter · WooCommerce | CRM- és webshop-szinkron (csak bekapcsolt esetben, a te saját fiókoddal) | EU / USA |
Az USA-ba irányuló adattovábbítás megfelelő garanciák (pl. EU-s általános szerződési feltételek) mellett történik.
4. Hírlevél — megnyitás- és kattintás-mérés
Ha hírlevélre iratkozol fel, a kiküldött levelekben mérjük a megnyitást és a linkekre kattintást, hogy a küldő lássa, mennyire hasznos a tartalom. Ez így történik:
- a levélben egy 1×1 képpont jelzi a megnyitást (ha a leveleződ nem tölt le képeket, nem is mérünk);
- a levélben lévő linkek egy átirányítón keresztül vezetnek a célra — a kattintás rögzül, majd azonnal továbbmegy;
- nem tárolunk IP-címet és böngésző-azonosítót, és a naplóban nem szerepel az e-mail-címed sem: a rendszer egy visszafejthetetlen, fiókonként külön képzett azonosítót (hash) használ;
- a leiratkozás a levél láblécében és a leveleződ „Leiratkozás" gombjával is egy kattintás, és azonnal érvényes.
Jogalap: a hírlevél-küldéshez adott hozzájárulásod, illetve a küldő jogos érdeke a saját levelei hatékonyságának mérésében. A mérés kizárólag összesített statisztikát szolgál; a hozzájárulást bármikor visszavonhatod a leiratkozással.
5. Üzleti (B2B) megkeresések — nem tőled származó adatok
A PolyOS bemutatására vállalkozásoknak üzleti megkeresést küldhetünk. Ezekhez a cégadatokat nem közvetlenül tőled, hanem nyilvános cégnyilvántartási adatokból, az Opten Kft. céginformációs szolgáltatásán keresztül szerezzük be (GDPR 14. cikk).
- Kezelt adatok: cégnév, székhely, tevékenységi kör, a cég általános elérhetősége, a vezető tisztségviselő neve és beosztása.
- Jogalap: jogos érdek (6(1)f) — lásd az érdekmérlegelési tesztet.
- Megőrzés: válasz nélkül legfeljebb 12 hónap; tiltakozás után azonnal töröljük (csak tiltólistán marad, hash-elve).
- Tiltakozás: bármikor, indokolás nélkül — a levélben lévő leiratkozó linkkel vagy a hello@polymaind.hu címen.
6. Az API-kulcsok és titkok védelme
Minden külső hívás szerver-oldalon történik; az API-kulcsok soha nem kerülnek a böngészőbe, és titkosítva, hozzáférés-védelem mögött tároljuk őket.
7. Jogaid
- Hozzáférés, helyesbítés, törlés („elfeledtetés")
- Az adatkezelés korlátozása és az ellene való tiltakozás
- Adathordozhatóság (géppel olvasható export)
- A hozzájárulás bármikori visszavonása
- Panasz a NAIH-nál (1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11.)
Jogaid gyakorlásához írj a hello@polymaind.hu címre.
8. Adatfeldolgozói szerződés (DPA)
A PolyOS használatakor kettős szerep áll fenn: a saját látogatóink/előfizetőink adatai felé adatkezelők vagyunk, míg az előfizető által a rendszerbe feltöltött végfelhasználói adatok (pl. CRM-kontaktok, üzenetek, számlák) felé adatfeldolgozóként járunk el, az előfizető utasítása szerint.
A GDPR 28. cikke alapján az adatfeldolgozói viszonyt adatfeldolgozói szerződés (DPA) szabályozza az előfizető és a polymAInd Kft. között. A DPA rögzíti a feldolgozás tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, az adatok típusát, valamint a felek kötelezettségeit. A DPA az onboarding során elfogadható, illetve e-mailben igényelhető. Az al-adatfeldolgozók naprakész listáját a 3. pont tartalmazza. Összefoglaló: Adatfeldolgozói tájékoztató.
9. Sütik (cookie-k)
Kizárólag a működéshez szükséges sütiket használunk (belépési munkamenet, téma-beállítás). Marketing- vagy nyomkövető sütiket hozzájárulás nélkül nem helyezünk el.
10. Változtatás
A tájékoztatót időről időre frissíthetjük; a lényeges változásokról a szolgáltatáson belül vagy e-mailben értesítünk.