Online szerződéskötés és e-aláírás kkv-knak
A PolyOS Dokumentumok modulja a szerződéseké, ajánlatoké és teljesítésigazolásoké: elkészíti, aláíratja és ügyfélhez kötve tárolja őket, a lejáró papírokra pedig időben szól.
Szerződés, TIG és aláírás egy helyen
A PolyOS magyar vállalkozásirányító rendszer kkv-knak, és a Dokumentumok modul benne a papírmunkát viszi. Nem kell Word-sablonból másolgatni, kinyomtatni, aláíratni és beszkennelni: a szerződést vagy a teljesítésigazolást (TIG) az AI megírja, te kiküldöd aláírásra, a kész dokumentum pedig visszakerül a tárba.
Minden dokumentum a CRM-ben lévő ügyfélhez kötődik, így az ügyfél adatlapjáról is eléred a szerződéseit. Feltölthetsz kész PDF-et vagy Word-fájlt (.docx) is, típus szerint (szerződés, ajánlat, megrendelés) pedig szűrhetsz.
Kétoldalú elektronikus aláírás
A Kész dokumentum aláírásra lehetőségnél feltöltöd a fájlt, megadod a másik fél e-mail-címét, és kijelölöd, hova kerüljön a két aláírás. A másik fél e-mailben kap egy linket, azon keresztül ír alá. Amikor mindkét aláírás megvan, az aláírt dokumentum visszakerül a tárba.
Az aláírás egyszerű elektronikus aláírás: a nevet, az időbélyeget és az IP-címet naplózza a rendszer, de nem minősített aláírás. A listában látod a státuszt, és ha a másik fél nem reagál, a linket újra ki tudod küldeni.
Lejárat-figyelés, hogy semmi ne csússzon el
Minden dokumentumnál megadod az érvényesség kezdetét és végét, a Riasztás mezőben pedig azt, hány nappal a lejárat előtt szóljon a rendszer. Alapból 30 nap.
Határozatlan idejű szerződésnél is érdemes dátumot megadni, például egy évvel későbbi felülvizsgálatot. Így évente egyszer elődbe kerül, és nem felejtődik el.
Sablon-stúdió: a szerződés egy kattintás
A szerződések nagy része ugyanaz, csak a név, a dátum és az összeg más. A Sablon-stúdióban ebből sablont készítesz, a változó részekre behelyettesíthető mezőket teszel, és a pipeline-ban lévő ügy adataiból egy kattintással kitöltött dokumentum lesz.
- Pipeline-sablonok: a kiválasztott pipeline ügyeinek adataiból töltődnek (ügyfél neve, adószáma, az ügy értéke, dátum).
- Egyedi sablonok: minden más dokumentumhoz.
- Workflow-ból is indítható: dokumentum generálása és kiküldés aláírásra lépésként, a szerződés aláírása pedig triggerként.
- Az első kész dokumentumot érdemes szóról szóra átolvasni, mert egy hibás sablon minden későbbi szerződésbe beviszi ugyanazt a hibát.
Gyakori kérdések
Melyik csomagban van benne a Dokumentumok modul?
A Dokumentumok modul a TIG-gel együtt már a legkisebb, Alap csomagban (14 990 Ft/hó, bruttó) benne van. A csomagok tartalmát funkcióról funkcióra az Árazás oldalon hasonlíthatod össze.
Milyen elektronikus aláírást használ a PolyOS?
Egyszerű elektronikus aláírást: a rendszer naplózza az aláíró nevét, az időbélyeget és az IP-címet. Ez nem minősített aláírás, ezért ha egy dokumentumhoz jogszabály minősített aláírást ír elő, ahhoz más megoldás kell.
Mi kell ahhoz, hogy aláírásra küldjek egy szerződést?
A kész dokumentum PDF vagy Word (.docx) formátumban, és a másik fél e-mail-címe. Az aláírás helyét pontosan jelöld ki: ha rossz helyre vagy elforgatott oldalra esne, a rendszer inkább kihagyja, mint hogy rossz helyre írjon.
Hány nappal a lejárat előtt szól a rendszer?
Alapból 30 nappal, de dokumentumonként átállíthatod a Riasztás mezőben.
Mennyi idő elindulni?
Az első dokumentum feltöltésével nagyjából 10 perccel számolj, az első sablonnal a Sablon-stúdióban körülbelül 15 perccel.
Tudj meg többet
Egy rendszer, nem tíz külön app
A Dokumentumok a PolyOS része: ugyanabból az ügyfél-adatból dolgozik, mint a többi modul.
Megnézem a csomagokat