A céged szoftverköltségét úgy számolod ki, hogy 12 hónapra visszamenőleg összeírod az összes előfizetést a bankszámla- és kártyakivonatból, az éves díjakat elosztod tizenkettővel, a felhasználónkénti díjakat felszorzod a létszámmal, és hozzáadod a rendszerek közötti kézi munka idejét is. A legtöbb kisvállalkozásnál nem a havidíj a nagy tétel, hanem az átfedés és a keresgélésre menő idő.
Ebben a cikkben egy 15 perces módszert mutatunk, amihez nem kell más, csak egy táblázat és az elmúlt év kivonatai. A cikk a PolyOS — magyar vállalkozásirányító rendszer kkv-knak — blogsorozatának első része a rendszer nélküli cégvezetés rejtett költségeiről.
Miért nem tudod fejből? #
Mert a szoftverek egyenként olcsók. Egy számlázó, egy naptár, egy hírlevélküldő, egy tárhely, egy jegyzetalkalmazás — mindegyik „csak pár ezer forint". Az előfizetések ráadásul különböző napokon, különböző kártyákról és sokszor éves díjként vonódnak le, ezért egyik hónap kivonatán sem látszik az egész.
A második ok, hogy a valódi költség egy része nem is pénzben jelentkezik: abban az időben, amíg valaki egyik rendszerből a másikba másol, vagy azt keresi, melyik táblázatban van a legfrissebb ügyféllista.
Az 5 lépés #
1. Gyűjtsd össze az elmúlt 12 hónap levonásait #
Nézd át a cég bankszámla- és kártyakivonatait egy teljes évre. Azért 12 hónapra, mert az éves díjas szolgáltatások csak évente egyszer jelennek meg — pont ezeket szokás elfelejteni. Ne hagyd ki a magánkártyáról fizetett, „majd elszámolom" típusú előfizetéseket sem.
2. Írj minden szolgáltatást egy sorba #
Az alábbi oszlopokkal dolgozz. A kitöltött sor egy kitalált példa, hogy lásd a formátumot:
| Szolgáltatás | Mire használjuk | Ki használja | Díj | Gyakoriság | Havi költség | Van benne ügyféladat? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hírlevélküldő | havi hírlevél | 1 fő | 60 000 Ft | évente | 5 000 Ft | igen |
| … |
A „Havi költség" oszlopban az éves díjat oszd el 12-vel, a felhasználónkénti díjat pedig szorozd fel a tényleges létszámmal.
3. Jelöld az átfedéseket #
Most nézd végig a „Mire használjuk" oszlopot. Gyakori, hogy két-három eszköz ugyanarra való: feladatkezelésre egy online tábla és egy táblázat is, ügyféllistának a levelező címjegyzéke, egy táblázat és a hírlevélküldő listája is. Minden átfedés kétszeres költség — és kétszeres karbantartás.
Ahol ugyanaz az ügyfél több eszközben is szerepel, ott biztosan van kézi másolgatás — és ott fognak eltérni az adatok is. Ezeket érdemes elsőként egy helyre vonni.
4. Számold ki az idő költségét #
Kérdezd meg a csapatot (vagy figyeld meg magad egy héten át): hetente nagyjából hány óra megy el arra, hogy
- adatot másoltok át egyik rendszerből a másikba,
- a legfrissebb változatot keresitek egy fájlból vagy egy ügyfél előzményeiből,
- kézzel állítotok össze egy kimutatást (bevétel, nyitott ajánlatok, kintlévőség).
Az így kapott heti órákat szorozd fel négyel és egy reális óradíjjal (a saját vagy a kolléga bérköltségével). Ez a szám sokszor nagyobb, mint az összes havidíj együtt.
5. Döntsd el soronként: megtartod, összevonod vagy lemondod #
| Döntés | Mikor |
|---|---|
| Megtartod | Jól működik, és kevés ügyféladatot tárol (pl. könyvelés, bankolás) |
| Összevonod | Átfedés van, vagy ugyanaz az ügyfél több helyen él |
| Lemondod | Senki nem használja, vagy egy másik eszköz már tudja |
Mit kezdj az eredménnyel? #
Ha az átfedések és a kézi munka ideje kicsi, nincs teendő — a szoftverparkod rendben van. Ha viszont sok a „összevonod" sor, érdemes megnézni, egy vállalkozásirányító rendszer kiváltja-e őket. Ilyen rendszer a PolyOS is: a CRM, a feladatok és projektek, a naptár, a foglalás, a számlázás (a Számlázz.hu-fiókodon keresztül) és a hírlevél egy felületen, közös ügyféladatból dolgozik, így a másolgatás megszűnik. A csomagok havi 14 990 Ft-tól indulnak (bruttó); hogy melyik csomagban mi van, az árazás oldalon hasonlíthatod össze.
A könyvelést, a bérszámfejtést és a raktárkezelést egy vállalkozásirányító rendszer nem helyettesíti — ezek maradjanak a szakprogramjukban. A cél nem az, hogy minden egy helyen legyen, hanem hogy az ügyféladat egy helyen éljen.
Gyakori kérdések #
Mennyi szoftverköltség „normális" egy kisvállalkozásnál? #
Erre nincs egy jó szám, mert iparáganként és létszámonként nagyon eltér. Jobb mérce az arány: ha a kézi másolgatásra és keresgélésre menő idő költsége a havidíjak összegénél is nagyobb, ott érdemes összevonni.
Milyen gyakran érdemes elvégezni ezt az összesítést? #
Évente egyszer, és minden olyan alkalommal, amikor új eszközt vezetnétek be. Az új előfizetés előtti kérdés legyen az, hogy a meglévők közül valamelyik nem tudja-e már ugyanezt.
Mi van, ha a csapat ragaszkodik egy eszközhöz? #
Az jó jel: azt az eszközt használják. Ilyenkor nézd meg, be lehet-e kötni a többi rendszerbe (például a naptárat vagy a számlázót), ahelyett hogy lecserélnéd.