Úgy cseréled le a 10 appot egy rendszerre, hogy először leltárt készítesz, eldöntöd, mi marad külön, a CRM-mel kezdesz, a megmaradó szolgáltatásokat bekötöd, és két hétig párhuzamosan futtatod a régit és az újat — csak utána mondod le az előfizetéseket. Egy kkv-nál ez jellemzően nem egy nagy átállás, hanem modulonként, hétről hétre haladó munka.
Ebben az útmutatóban a PolyOS-t hozzuk példának: a PolyOS magyar vállalkozásirányító rendszer kkv-knak, amelyben a CRM, a feladatok, a naptár, a foglalás, a számlázás, a hírlevél és az AI-automatizálás egy felületen, közös ügyfél-adatból dolgozik. A lépések viszont bármilyen hasonló rendszerre is érvényesek.
Miért éri meg összevonni? #
A legtöbb kisvállalkozás nem azért használ tíz appot, mert ennyi kell, hanem mert minden problémára egy újabb előfizetés lett a válasz. Ennek három rejtett ára van:
- Ugyanazt többször gépeled be. Az ügyfél neve ott van a levelezőben, a táblázatban, a számlázóban és a hírlevél-listán — és mindenhol kicsit máshogy.
- Senki nem látja az egészet. Arra a kérdésre, hogy „hány ajánlat van nyitva, és mennyit számláztunk ebben a hónapban", táblázatok összefésülésével lehet csak válaszolni.
- A havidíjak összeadódnak. Öt-tíz kisebb előfizetés együtt gyakran többe kerül, mint egy rendszer, ami mindet kiváltja.
Mit mivel válthatsz ki? #
Az alábbi táblázat egy tipikus kkv-s app-készletet mutat. A harmadik oszlop a fontosabb: ott látod, mi az, ami nem tűnik el, csak bekötöd.
| Amit ma használsz | Mi váltja ki a PolyOS-ben | Mi marad meg |
|---|---|---|
| Excel- vagy Google-táblázat az ügyfelekről | CRM: kontaktok, cégek, leadek, pipeline | — |
| Táblázat, Trello-féle tábla a feladatokra | Feladatok és projektek | — |
| Külön időpontfoglaló | Foglalás | — |
| Űrlapkészítő az ajánlatkéréshez | Saját űrlapok (a kitöltés leadként jön a CRM-be) | — |
| Számlázó program | Számlázás a rendszerből | A Számlázz.hu-fiókod — a PolyOS ezen keresztül állít ki |
| Hírlevélküldő | Hírlevél: lista, szerkesztő, mérés | A küldő szolgáltató, ha sajátot használsz (pl. Brevo, Mailchimp) |
| Google Naptár | Naptár és leterheltség | A Google Naptár — a PolyOS behúzza |
| Dokumentumok, szerződés-sablonok | Dokumentumok és egyszerű e-aláírás | — |
| Chat-widget a weboldalon | AI Chatbot, ami leadet ment a CRM-be | — |
| Automatizáló eszköz a rendszerek között | Workflow-k és AI-ügynökök | — |
A könyvelést, a bérszámfejtést és a raktárkezelést a PolyOS nem helyettesíti — ezekhez a könyvelőd és a szakprogramod marad. A banki egyenleg-figyelés (Cashflow) külön rendelhető kiegészítő, és jelenleg fejlesztés alatt áll.
A váltás 8 lépésben #
1. Készíts leltárt #
Írd össze egy táblázatba az összes appot, amit a cég használ. Oszlopok: mire használjátok, ki használja, mennyi a havidíj, és hol van benne ügyféladat. Ez a lista lesz a mérce: a végén ebből húzod ki, amit lemondtál.
2. Döntsd el, mi marad külön #
Nem kell mindent kiváltani. Ami jól működik és ügyféladatot alig tárol (könyvelés, bank, webshop-motor), az maradhat — a cél, hogy az ügyféladat egy helyen éljen, ne az, hogy minden egy helyen legyen.
3. Kezdd a CRM-mel #
Minden más modul az ügyféladatra épül, ezért az első lépés mindig az ügyfélkör áthozatala. A kontaktokat CSV-fájlból tömegesen importálhatod (a legtöbb táblázatkezelő és régi CRM tud ilyet exportálni), és bármikor vissza is exportálhatod őket. Utána állítsd be a pipeline szakaszait úgy, ahogy nálatok egy ügy halad — a CRM-útmutató lépésről lépésre végigvisz rajta.
4. Kösd be, ami megmarad #
Az Integrációk oldalon kösd be a Számlázz.hu-fiókodat, a Google Naptárt és a Gmailt, ha használsz saját hírlevél-küldőt, azt is, és ha van webshopod (WooCommerce, ShopRenter), azt is. Ettől kezdve ezek nem külön szigetek: a számla a CRM ügyféladataiból készül, a naptárad látszik a leterheltségben.
5. Hozd át a feladatokat és a projekteket #
Ne a teljes múltat másold át, csak a nyitott munkát. Hozd létre a futó projekteket, oszd ki a feladatokat felelőssel és határidővel. A régi táblát hagyd meg csak olvasásra, archívumnak.
6. Cseréld le a weboldalon a foglalót és az űrlapokat #
A foglalási felületet és az ajánlatkérő űrlapot egy beágyazó kóddal teszed ki a saját weboldaladra. Innentől minden foglalás és kitöltés automatikusan leadként érkezik a CRM-be, nem kell kézzel átvinni.
7. Automatizáld a rutint #
Ha már egy helyen van az adat, jöhet az automatizálás. A workflow-építőben egy mondatban leírod, mit szeretnél — például: „ha új foglalás jön, küldj visszaigazoló e-mailt, és hozz létre utánkövető feladatot" —, és az AI felépíti a folyamatot a bekötött rendszereidből. A számlából workflow-val is csak piszkozat készül: élesbe mindig a te jóváhagyásoddal megy.
8. Fuss két hétig párhuzamosan, aztán mondj le #
Két hétig dolgozzatok már az új rendszerben, de a régi appok legyenek még elérhetők. Ha két hét alatt senkinek nem kellett visszanyúlnia a régihez, a leltár-táblázat alapján mondd le az előfizetéseket. Ami mégis hiányzott, az jelzi, mit kell még beállítani.
Egy reális ütemezés #
Egy 3–10 fős cégnél bevált sorrend, ha hetente egy-két órát szánsz rá:
| Hét | Feladat |
|---|---|
| 1. hét | Leltár, döntés arról, mi marad; CRM-import és pipeline |
| 2. hét | Bekötések (számlázó, naptár, levelezés, hírlevél-küldő) |
| 3. hét | Feladatok és projektek; foglaló és űrlapok a weboldalon |
| 4–5. hét | Első automatizmusok; párhuzamos futtatás |
| 6. hét | Régi előfizetések lemondása |
Egy ember (aki a legtöbbet dolgozik ügyféladattal) vigye végig az első két hetet. Ha nála működik, a csapat többi tagját már egy kész rendszerbe hívod meg, nem egy félkészbe.
Mennyibe kerül? #
Számold össze a leltárból a ma fizetett havidíjakat, és vesd össze egy rendszer árával. A PolyOS csomagjai havi 14 990 Ft-tól indulnak (bruttó), a Pro 34 990 Ft, a Szervezeti 54 990 Ft havonta; mindegyikben benne van egy havi AI-keret. Hogy melyik csomagban pontosan mely modulok vannak, az árazás oldalon hasonlíthatod össze.
Gyakori kérdések #
Elvesznek az adataim a váltásnál? #
Nem kell, hogy elvesszenek: a régi appokat a párhuzamos időszak végéig nem mondod le, a kontaktokat pedig CSV-ben bármikor exportálhatod a PolyOS-ből is. Az adatok az Európai Unióban tárolódnak, fiókonként elkülönítve.
Meg kell tartanom a Számlázz.hu-t? #
Igen, a PolyOS a saját Számlázz.hu-fiókodon keresztül állít ki NAV-érvényes számlát. A különbség az, hogy a vevő adatai a CRM-ből, a tételek a projektből jönnek, így nem gépelsz be semmit kétszer.
Mennyi idő, mire a csapat megszokja? #
Ez a csapattól függ. Ami segít: egy ember vigye végig az első heteket, és a többiek már egy beállított rendszerbe érkezzenek. A Tudástárban rövid útmutatók vannak minden modulhoz.
Mi van, ha valami nem tud a rendszer, amit a régi app tudott? #
Ezért van a leltár és a párhuzamos futtatás: ami két hét alatt hiányzik, az kiderül, mielőtt bármit lemondanál. Ha egy funkció nincs meg, írj nekünk a Kapcsolat oldalon, és megnézzük, hogyan oldható meg.