A CRM az ügyfeleidet és az értékesítést kezeli — kivel beszéltél, hol tart egy ajánlat, mennyit ér a nyitott üzlet —, a feladatkezelő pedig a munkát: ki mit csinál, mikorra, milyen projektben. Ha a cégednél az ügyfélszerzés a szűk keresztmetszet, a CRM-mel kezdj; ha a megnyert munka teljesítése csúszik, a feladatkezelővel. A legtöbb kkv-nak előbb-utóbb mindkettő kell — és akkor az a jó, ha ugyanabból az ügyféladatból dolgoznak.
Ez a cikk megmutatja, mi a különbség a kettő között, és öt kérdésből segít eldönteni, melyikre van most szükséged. A PolyOS — magyar vállalkozásirányító rendszer kkv-knak — blogjának cikke.
Mi a különbség? #
A két eszköz két különböző kérdésre válaszol. A CRM a munka előtti szakaszt viszi — az érdeklődőtől a megnyert üzletig —, a feladatkezelő a munka utánit — a megnyert üzlettől a leszállított eredményig.
| CRM | Feladatkezelő | |
|---|---|---|
| Fő kérdés | Kivel és hol tart az üzlet? | Ki mit csinál, mikorra? |
| Középpontban | Az ügyfél és az ügy (deal) | A feladat és a projekt |
| Tipikus nézet | Pipeline: érdeklődő → ajánlat → tárgyalás → megnyert | Lista, Kanban-tábla, naptár |
| Fő mérőszám | Nyitott üzletek értéke, megnyert arány | Határidők, csúszások, terheltség |
| Ki használja | Tulajdonos, értékesítés | Az egész csapat |
| Mitől lesz rossz nélküle | Elfelejtett érdeklődők, elúszó ajánlatok | Csúszó határidők, „azt hittem, te csinálod" |
Mikor kell CRM? #
Akkor, ha az ügyfélszerzésben vész el a pénz. A jelek:
- Érdeklődők esnek ki. Valaki írt, de senki nem válaszolt időben, vagy egy ajánlat után elmaradt az utánkövetés.
- Nem tudod, mennyit ér a nyitott üzlet. Arra, hogy „mennyi pénz van most ajánlatban", csak becslés a válasz.
- Az ügyféltörténet szétszórva él. Ki mikor mit beszélt az ügyféllel — ez a levelezésben, a telefonban és valakinek a fejében van.
- Nem látod, honnan jönnek az ügyfelek. Weboldal, ajánlás, hirdetés? Ha nem tudod, nem tudod, mire érdemes költeni.
Mikor kell feladatkezelő? #
Akkor, ha a megnyert munka teljesítésében vész el az idő. A jelek:
- Csúsznak a határidők, és csak az utolsó pillanatban derül ki.
- Nem egyértelmű, ki a felelős. A feladat „valakié", de senkié név szerint.
- A státuszt mindig meg kell kérdezni. „Hol tart ez?" — naponta többször, több embertől.
- Nem látod a terheltséget. Az egyik kolléga túlórázik, a másiknak kevés a munkája, és ez csak utólag derül ki.
Mikor kell mindkettő? #
Ha a fenti jelek közül mindkét listán találsz igazat a cégedre — ez a legtöbb szolgáltató kkv-nál így van, ahol az értékesítés és a projektmunka is ismétlődik (ügynökségek, tanácsadók, kivitelezők, szolgáltatók).
- Havonta hány új érdeklődő vagy ajánlatkérés érkezik? (Ha néhánynál több: CRM.)
- Volt az elmúlt hónapban elúszott ajánlat, mert elmaradt az utánkövetés? (Ha igen: CRM.)
- Hány ember dolgozik egyszerre ugyanazon a projekten? (Ha kettőnél több: feladatkezelő.)
- Csúszott határidő az elmúlt hónapban, ami csak az utolsó napon derült ki? (Ha igen: feladatkezelő.)
- Ugyanazt az ügyfelet több helyen is vezeted? (Ha igen: olyan megoldás kell, amiben a kettő közös adatból dolgozik.)
Mi a baj, ha két külön rendszer? #
Önmagában semmi — de a két eszköz ugyanazokról az ügyfelekről szól. Ha külön rendszerben élnek:
- Kétszer viszed fel az ügyfelet — egyszer a CRM-be, egyszer a feladatkezelőbe —, és a kettő idővel eltér egymástól.
- A megnyert üzletből kézzel lesz projekt. Az átadásnál elveszhet, mit ígértetek az ügyfélnek.
- Nincs egy nézet az ügyfélről. Az értékesítési előzmény az egyik helyen, a futó munka a másikon látszik.
A kettő egy rendszerben #
Ezért érdemes olyan megoldást választani, amelyben a CRM és a feladatkezelő közös ügyféladatból dolgozik. A PolyOS-ben a CRM kezeli a kontaktokat, cégeket, leadeket és a pipeline-t, a Feladatok modul pedig a projekteket és a feladatokat — felelőssel, határidővel, prioritással, listában, Kanbanon és naptárnézetben, reggeli AI-összegzéssel arról, mivel érdemes kezdeni.
Amikor a CRM-ben felveszel egy ügyfelet, egy pipával a feladatkezelőbe is felveheted — így ugyanaz az ügyfél jelenik meg az értékesítésnél és a projekteknél, nem kell kétszer begépelni. Mindkét modul már a legkisebb csomagban benne van; a részleteket az árazás oldalon találod, a beállítást pedig a CRM-útmutató mutatja be lépésről lépésre.
Gyakori kérdések #
Nem elég erre egy Excel-táblázat? #
Egy darabig igen — kevés ügyféllel, kis csapattal. Amikor viszont több ember dolgozik ugyanazokon az ügyfeleken, a táblázatból hiányzik az előzmény, a felelős és a figyelmeztetés a határidőre. Hogy mikor jön el ez a pont, arról a 7 jel, hogy kinőtted az Excelt cikkünk szól.
Melyikkel kezdjem, ha mindkettő kellene? #
Azzal, ahol most több pénz vész el. Ha elúsznak az ajánlatok, a CRM-mel; ha csúsznak a projektek, a feladatkezelővel. Ha egy rendszerben van a kettő, a másodikat már ugyanarra az ügyféladatra építed, nem kell újra felvinni semmit.
Kis csapatnak is megéri? #
Igen, ha a fenti jelek közül több is igaz rád. A létszámnál fontosabb, hogy hány ügyfél és hány párhuzamos munka van: egy háromfős cég is elveszíthet ügyfelet egy elmaradt visszahívás miatt.
Mi van, ha a csapat nem fogja használni? #
Kezdd kicsiben: egy ember és egy folyamat (például csak az új érdeklődők a CRM-ben). Ha ott működik, a többiek már egy beállított rendszerbe érkeznek, nem egy üresbe.